导语
照片、录音录像档案承载着原始影像与声音信息，载体材质特殊，极易受温湿度、光照、磁场、有害气体等因素影响，出现褪色、磁信号衰减、光盘氧化、读取失效等不可逆损坏，保管难度远高于纸质档案。依据《录音录像档案管理规范》（DA/T 78—2019）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50）、GB/T 18894《电子文件归档与电子档案管理规范》等现行标准，本文梳理特殊载体档案库房环境、装具存放、分类防护、定期巡检、安全利用、灾备管理等日常保管措施，供档案管理人员落地执行。
一、库房基础环境管控
（一）温湿度分级管控
1.磁性载体（录音带、录像磁带）：温度控制15℃～27℃，24小时内温度波动不大于±3℃；相对湿度40%～60%，24小时湿度波动不大于±5%。
2.光盘载体：温度控制17℃～20℃，24小时内温度波动不大于±2℃；相对湿度20%～50%，高湿环境极易造成光盘盘面霉变、铝层腐蚀脱落。
3.纸质照片、底片：优先控制温度14℃～24℃，相对湿度45%～60%，防止银盐底片氧化、照片相纸粘连、褪色长霉。
4.建立常态化监测台账，每日记录温湿度数据，配备恒温恒湿设备，及时调控，杜绝长时间超出阈值。
（二）“九防”基础防护落实
结合特殊载体档案材质敏感性，在档案库房常规“九防”要求基础上，针对性强化适配照片、底片、录音录像磁带、光盘等载体的防护措施。
1.防光
库房严禁太阳光直射入库，采光窗口设置遮光窗帘、遮光膜；库房照明选用无紫外线LED光源，控制照度。底片、银盐照片库区照度不高于50lx，一般声像载体阅览区域照度控制在120lx以内。原件调阅、翻拍复制作业缩短光照时间，优先使用数字化副本提供利用，避免长期光照引发相纸褪色、底片银层光解、光盘有机保护层老化。
2.防磁
磁性载体（录音带、录像磁带）单独存放于专用防磁柜、防磁库区，划定磁场管控区域，库区及周边禁止放置变压器、配电箱、电机、扬声器、无线充电设备、手机等强磁物品。定期检测库区磁场强度，库区磁场强度应不高于4kA/m，防止磁信号衰减、消磁，造成声像信息丢失。
3.防尘
库房保持密闭，入库设置缓冲间，减少扬尘带入；定期采用无尘工具开展库房、装具、载体表面清洁，禁止干扫扬尘。光盘、底片、磁带表面浮尘优先使用无尘软毛刷、压缩空气除尘，禁止直接擦拭数据面、药膜面，避免划痕损伤。
4.防有害气体
库房选址远离污染源，避开油烟、化工废气、酸性蒸汽、臭氧等环境；库房建筑、档案装具、密封材料选用低挥发、无酸环保材质。定期通风换气应避开雾霾、重污染时段，必要时配置空气净化装置，防止酸性、氧化性气体腐蚀底片银层、光盘反射层、磁带磁层。
5.防火
库区采用适合载体档案的灭火方式，优先配置洁净气体灭火装置，严禁使用喷淋式灭火设施，避免水渍二次损害声像载体。库区严禁明火、高温热源，电气线路单独布设，定期巡检线路老化、过载隐患，严禁在库房内充电。
6.防水防潮
库房做好屋面、墙体、地面、管线防渗漏处理，库区布设漏水感应报警装置；档案架、防磁柜、光盘柜离地、离墙摆放，远离给排水管道、空调冷凝水管。重点防范结露问题，温湿度剧烈波动时及时调整设备，防止光盘霉变、底片粘连、磁带受潮掉粉。
7.防虫
定期开展库房虫害监测，布设监测点位，建立虫害台账。库房保持干燥洁净，从源头减少虫源；虫害防控优先采用物理方式，禁止在存放载体档案的库区喷洒挥发性杀虫剂、熏蒸药剂，避免药剂腐蚀载体药膜、盘面涂层。
8.防鼠
库房门窗、管线孔洞做好封堵隔离，落实物理防鼠措施；库区不得存放食物、零食，杜绝鼠类诱源。发现鼠迹及时处置，防止鼠类啃咬磁带、纸质照片、底片袋，造成载体物理破损。
9.防盗
库区落实门禁、视频监控管理，监控覆盖全部存放区域，录像留存时间符合安全管理要求。严格执行出入库登记制度，原版底片、原始录音录像带、珍贵光盘单独上锁管控，涉密声像载体同步叠加保密安防措施。
（三）库房分区管理
有条件单位实行分库区存放：底片区、纸质照片区、磁带区、光盘区、电子声像档案在线存储区分开设置。
库房内不得存放食品、杂物、易燃易爆物品、磁性设备及化学试剂。
二、规范装具与存放管理
（一）装具选型要求
1.照片档案：底片使用无酸底片袋，纸质照片使用无酸照片册、无酸档案盒；禁止使用普通胶水、胶带、自粘相册粘贴照片，避免酸性物质腐蚀相纸。
2.磁带、录音录像带：使用原厂保护盒，选用带防磁功能的专用柜架，磁带直立存放，不得堆叠重压。
3.光盘档案：使用硬质光盘盒，盘面禁止手写标记，标识标注在盒体外侧；光盘垂直竖立存放，不可平放堆叠，防止盘面受压变形、划痕损伤。
（二）存放排布规则
1.载体按档号有序排列，标识清晰，建立库位台账，做到账物相符。
2.重份载体、备份载体与原件异地或者分柜存放，避免同批次损毁。
3.搬运、上架轻拿轻放，禁止直接触摸底片、光盘数据面、磁带磁层面。
三、分载体专项保管措施
（一）照片档案
（含底片、纸质照片、数码照片）
1.银盐底片是保护重点，优先控制低湿避光环境，避免指纹、汗渍污染；接触底片佩戴棉质手套。
2.纸质照片避免长期接触橡胶、PVC等释放增塑剂的材料。
3.数码照片电子档案，归档保存原始文件，保留EXIF元数据，永久保存版本采用TIFF格式，JPEG作为浏览副本，不覆盖原始文件。
（二）录音录像磁带
（磁性载体）
1.长期保存磁带，每间隔一定周期进行倒带检查，防止磁带粘连、磁层掉粉、磁带形变；倒带设备清洁到位。
2.磁带禁止长期处于拉伸、缠绕挤压状态，远离温差剧烈变化位置。
3.老旧模拟录音录像磁带优先安排数字化转存，降低载体失效风险。
（三）光盘声像档案
1.优先选用档案级光盘作为归档载体，避免普通民用光盘长期归档保存。
2.定期检查光盘外观，排查划痕、斑点、霉变；禁止用有机溶剂擦拭盘面。
3.光盘归档同时做好在线存储备份，不单独依靠光盘单套保存。
（四）声像电子档案
1.音频优先保存WAV无损格式，视频永久保存版本优先MXF格式，浏览副本采用MP4等通用格式，元数据同步归档保存。
2.存储服务器、在线存储库做好访问权限控制、日志留存。
四、定期巡检、检测与载体迁移
（一）日常巡检
1.日常检查：每周抽查库房环境、装具完好情况；重点查看有无漏水、结露、异味、霉变迹象。
2.专项检查：每年开展一次全面清点和载体质量检测，形成检查记录台账，记录载体状态、异常问题、处置措施。
（二）载体读取性检测
1.磁带、光盘分批抽检读取性，及时发现读取报错、卡顿、花屏、声音失真等问题。
2.电子档案校验哈希值，核对文件完整性，防止比特锈蚀、文件损坏。
（三）载体迁移与转存
1.遵循载体更新规律，在载体淘汰、设备停产之前，提前完成模拟载体数字化、旧格式迁移，做好版本记录。
2.转存迁移保留原始载体，不销毁原件；迁移前后双套比对校验，留存迁移报告。
五、利用与借阅环节管控
（一）利用优先使用数字化副本，严格控制底片、原版磁带、原始光盘原件出库频次。
（二）原件借阅履行审批、登记手续，明确归还时限；借阅时检查载体状态，归还时再次核验，发现污染、划伤立即登记处置。
（三）复制翻拍原件时，控制光照强度和照射时长，操作人员佩戴手套，规范操作。
（四）涉密声像档案同步落实保密管理要求，借阅、复制、传输严格执行保密规定。
六、备份、应急与风险处置
（一）建立多副本备份策略，实行“在线+离线+异地”备份机制，重要永久保管声像档案至少三套副本分置管理。
（二）制定特殊载体档案专项应急预案，针对水灾、火灾、停电、磁场干扰、载体霉变等突发事件制定处置流程，定期组织演练。
（三）发现载体霉变、消磁、盘面腐蚀等病害，第一时间隔离，停止使用原件，联系档案保护专业人员处置，禁止自行擦拭、清洗、修复。
结语
照片、录音录像等特殊载体档案的保管，核心在于“预防优先、分类施策、动态监测、多套备份”。这类档案的损坏大多是渐进式、不可逆的，日常管控的细微疏漏，都可能造成珍贵声像信息永久丢失。档案管理人员要熟练掌握DA/T 78、DA/T 50等规范要求，持续做好环境管控、载体防护、定期检测和数字化转存，以标准化的日常保管措施，长久留存真实、完整的声像记忆。
转载来源：CN档案管理培训
审 核：高 敏
编 辑：李 景
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查档地址: 庆阳市西峰区庆州西路1号
