一份文件，最初只是起草人笔下的一段文字，或键盘上敲出的一个电子文档。
从起草到签发，从收文到办结，从办结到归档，它是一个单位工作过程的原始记录。
哪些要归档、怎么分、怎么排、怎么编号、什么时候交，才能让它真正成为一份规范的档案？
下面按整理流程逐项梳理。文中分享内容以、、、为依据，具体执行时仍以本单位经批准的《文件材料归档范围和保管期限表》和分类方案为准，欢迎大家对照补充、指正。
第一步
先划范围——不是所有纸都要归档
整理之前，先分清“归”与“不归”。
应当归档的：反映本单位职能活动中形成的重要文件材料，是归档的核心。
一般不归档的：重份文件；无查考利用价值的事务性文件；与本职工作无关的参阅材料；未定稿的一般草稿（重要文件的历次修改稿、讨论稿、审议稿除外）。
实操要点：拿不准的，不要凭感觉，回到《文件材料归档范围和保管期限表》逐条比对；比对后仍有疑问的，报本单位档案管理部门或分管领导确认。既不能“一律不留”，也不宜“见纸就归”——超出归档范围的材料进库，只会挤占库房、干扰检索，如果单位还没有这张表和分类方案，这是接手后要做的第一件事。先有“标尺”，再谈整理。
第二步
定保管期限——永久、30年、10年三档
文书档案保管期限分为永久、定期两大类，定期又划分为30年、10年两个档次，实务中常概括为三档：永久、定期30年、定期10年，不再沿用旧标准中“长期”“短期”的表述；依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）第六条：机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年；该规定第十五条废止了包含“长期”“短期”的原有保管期限规则。
判断口诀可以记为：
一是永久：反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对国家和社会有长远利用价值的，定永久。
二是30年：反映本单位一般工作活动，在较长时期内需要查考的，定30年。
三是10年：反映本单位一般性工作活动，在较短时期内需要查考的，定10年。
实操要点：不能把上级来件一律定为永久。上级文件要按“是否针对本单位、是否属本单位主管业务、是否需要贯彻执行”三个问题区分——需要贯彻执行的重要文件可定30年或永久，普发性、只需阅知的文件一般定10年。
第三步
以“件”为单位——组件是关键动作
依据档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）5.1.1：归档文件一般以每份文件为一件，一件可以是单份文件，也可以是几份关系紧密的文件组合。
组件规则要记牢：
1.正文与附件合为一件（附件页数少、与正文关系紧密的）；
2.正文与文件处理单（发文稿纸）合为一件；
3.转发文与被转发文合为一件；
4.正本与定稿合为一件；
5.来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函）合为一件——这一点最容易被漏掉，请示和批复必须放在一起。
6.件内文件也要有固定顺序：正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；转发文在前、被转发文在后；复文在前、来文在后。顺序固定了，同一件事的来龙去脉才看得清。
第四步
分类——推荐年度一机构（问题）一保管期限或年度一保管期限一机构（问题）等方法进行三级分类。
规模小的单位可以采用两级分类方案：“年度—保管期限”；规模较大、内设机构多、职能分工清晰的单位，可用“年度—机构（问题）—保管期限”或“年度一保管期限一机构（问题）”三分法。
实操要点：分类方案一经确定，全宗内要保持一贯，不要今年两分法、明年三分法，否则检索体系必然混乱。分类方案应经本机关档案部门审定，并留存备查。
第五步
排列与编号——按事由，兼顾时间
件的排列原则是：在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。同一事由的来文、复文、相关材料要排在一起；事由内部再按时间先后或重要程度排序。也就是说，不是简单地把1月的排前面、12月的排后面，但也不是完全抛开时间——事由是主线，时间是事由内部的次序。
实操要点：会议文件按届次、专项工作按项目、案件材料按案件排列；排好后逐件编制件号，件号在最低一级类目内从1开始连续编制，不重号、不跳号。
档号结构要与分类方案对应，两种模式不能混用：
全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号，（保管期限代码，由本单位分类方案统一规定，全宗内保持一致。）
关于全宗号：只有构成本机关独立全宗、档案纳入国家档案馆接收范围的单位，才向同级国家档案馆申领全宗号；内设机构不单独设立全宗，不单独申领。全宗号是档案在国家馆藏体系的“身份证号”，由档案馆统一分配。
企业注意：只有档案移交国家档案馆的企业，才由档案馆赋予官方全宗号；不进馆的企业，不需要向档案馆申请全宗号。集团可根据内部管理需要，自行设定内部单位代码（内部全宗代码），仅用于集团内部档号编制，该代码不等同档案馆法定全宗号，相关规则应当写进企业档案管理制度。
第六步
修整、装订与编目
修整：拆除原有的金属装订物（订书钉、回形针），去除易锈蚀的胶带和塑料封皮；破损、字迹扩散的文件先修复（托裱、复制）再归档，修复不得改变文件原貌。
装订：无论保管期限是永久、30年还是10年，都应使用不易锈蚀的装订材料——棉线三孔一线、无酸不锈钢夹等；普通订书钉、回形针、铁夹易氧化锈蚀，会污染、锈穿纸张，一律不得用于归档文件装订。装订要做到不损页、不倒页、不压字。
编目：逐件填写归档文件目录，设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目；保管期限可通过分类结构体现，也可按本单位需要作为扩展项列出。目录应同时保存纸质版和电子版，电子目录与实体档案一一对应。
盖归档章：在归档文件首页上端的空白位置加盖归档章，不得压盖正文、签发人、印章等有效内容；章内按本单位归档章格式填写全宗号、年度、保管期限、件号等项目，字迹清晰、不得涂改。
第七步
装盒与上架
按件号顺序装入档案盒，装盒不宜过满，留出取放空间；填写盒脊（全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号）和备考表。
备考表置于盒内文件之后（盒尾），注明盒内文件件数、缺损、修改、移出等情况，以及整理人、检查人和日期。
上架时按分类方案排架，做到“账、卡、物”一致——归档文件目录（账）、排架索引（卡）、档案实体（物）三者对应，并定期核对。
最后一步
按时归档
《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）第三十五条：机关档案经文书或业务部门整理完毕后，应当在第二年6月底前向机关档案部门归档；企业按自身档案管理制度执行，一般也不迟于次年。
实操要点：归档不是“把纸放进盒子”就结束了，还要履行交接手续。
档案整理是档案工作的基本功，也是“为党管档、为国守史、为民服务”的基础工序。规矩不难，难在平时的随手规范。
